10 tips for å opprettholde produktivitet og positivitet på hjemmekontoret
Mye tyder på at hjemmekontoret blir en større del av arbeidslivet fremover: Bedrifter som Twitter og Telenor synes hjemmekontor har fungert såpass bra at de lar alle ansatte velge hvor de vil jobbe fra. Ifølge en undersøkelse gjennomført av rekrutteringsplattformen Hired tror over halvparten av bedrifter at hjemmekontoret har kommet for å bli, også etter koronakrisen. Mange arbeidstagere er også tilfredse med den nye hverdagen. Konsulenten Bjørn Stærk skriver for eksempel i Aftenposten at valgfritt hjemmekontor bør bli den nye normalen. Det florerer av artikler om hva man skal gjøre for å være produktiv på hjemmekontoret og hvordan man får samarbeid til å fungere godt digitalt. Vi tok på oss oppgaven å oppsummere de beste tipsene for deg her.
1. Prioriter morgenrutinen
Et råd som går igjen hos de aller fleste som skriver om det å «jobbe remote» er viktigheten av å ha en morgenrutine. Kom deg opp fra senga, ta en dusj, kle på deg vanlige klær du kunne gått med på jobb (ikke jobb i pysjbuksa), spis frokost, lag kaffe, puss tenna, og så videre. Ved å ha en rutine før man begynner å jobbe forbereder man hjernen på at arbeidsdagen kommer. Da er det lettere å være fokusert når man først setter seg ned for å jobbe enn hvis man gikk rett fra sengen til arbeidsplassen.
2. Etabler en dedikert arbeidsplass
Ha en dedikert arbeidsplass. Ikke jobb fra senga, i sofaen eller lignende. Det er viktig å lære hjernen at når man sitter på denne plassen, så skal man jobbe, ikke gjøre andre ting. Det er ikke alle som har plass til å ha et skrivebord som kun brukes til jobb. Da er det lurt å rydde vekk en eventuell skjerm og tastatur når arbeidsdagen er ferdig for å skape et tydeligere skille på når plassen brukes til arbeid og når den brukes til andre ting.
3. Ta pauser gjennom dagen
For å holde fokus oppe en hel dag er det viktig med pauser. Studier viser at jevnlige pauser er viktig for hjernen for å være produktiv. Dersom du ikke er komfortabel med å gå all in og følge for eksempel Pomodoro-teknikken – ta i det minste noen korte pauser hver time hvor du reiser deg og går vekk fra arbeidsplassen din i noen minutter.
4. Hold fokus ved arbeidsplassen
Det er lett å miste fokus innimellom. Få lyst til å sjekke nyhetene, svare på en melding, planlegge helgen. Hvis man ikke får sove oppfordres man til å gå ut av senga og gjøre noe annet en kort stund for å lære hjernen at senga ikke er et sted hvor man ligger våken i lang tid. På samme måte kan man lære hjernen at arbeidsplassen er et sted hvor man jobber. Hvis man klarer å unngå å gjøre ikke-jobbrelaterte ting ved arbeidsplassen, er det mindre sannsynlig at man får lyst til å gjøre slike ting når man sitter ved arbeidsplassen i fremtiden også.
5. Tenk tydelighet i skriftlig kommuniksjon
Når mye av kommunikasjonen foregår skriftlig er det viktig å være ekstra tydelig. Når man stiller et spørsmål er det viktig å gi nok kontekst slik at leseren slipper å stille mange oppfølgingsspørsmål for å kunne svare. Det sparer tid både for den som spør og den som svarer. Ofte kan det å formulere et godt spørsmål også hjelpe deg med å finne svaret.
For de som skriver kode er dette en gyllen anledning til å friske opp gode vaner for hvordan commit-meldinger bør skrives. Her er syv gode tips. Hvis man forklarer hvorfor noe er gjort slik det er gjort i commit-meldingen (hva som er gjort ser man vanligvis i koden) slipper den som ser over koden din å spørre, og du slipper å svare på så mange spørsmål i Pull Request-en.
6. Dokumenter og tilgjengeliggjør avgjørelser
Alle avgjørelser som tas må dokumenteres. Hvorfor landet man på akkurat den avgjørelsen i stedet for de tre andre som ble diskutert? Hvis dette ligger tilgjengelig slik at alle kan slå det opp uten å måtte spørre en annen på teamet, sparer man tid. Og minst like viktig: Man unngår at ulike personer – eller samme person for den saks skyld – bruker tid på å gjøre de samme vurderingene flere ganger.
7. «Anta positiv intensjon»
Skriftlig språk kan oppleves kaldere enn muntlig språk fordi man mister kroppsspråk, tonefall og andre ting som formidles når vi ser og hører hverandre. Prøv derfor å myke opp språket litt. Et nyttig triks for å få en hyggeligere chat-hverdag er å «anta positiv intensjon». Hvis du leser noe som føles direkte og bestemt, kanskje på grensen til aggressivt – anta at personen har en positiv intensjon, men at det bare føles litt negativt fordi det er oppgitt i skriftlig form.
8. Ha lav terskel for å be om hjelp
Be heller om hjelp for tidlig enn for sent. Terskelen for å sende et skriftlig spørsmål kan føles høyere enn å spørre noen om hjelp muntlig. Det må man ikke la bli et hinder. Hvis man spør om hjelp i åpne kommunikasjonskanaler kan de som er tilgjengelige svare, mens de som er i flytsonen ikke forstyrres. Vinn-vinn!
9. Sett regler for fokus og forstyrrelser
På kontoret har man mange uskrevne regler. For eksempel kan det at man har på seg hodetelefoner indikere at det er mindre ønskelig å bli forstyrret enn hvis man sitter uten. Bli enige om disse uskrevne reglene og hva deres ekvivalenter er i digital kommunikasjon: Når er det innafor å ringe? Når sender man direktemeldinger i stedet for å spørre i åpne kanaler? Hvor lenge er det greit å skru av chatteprogrammet for å fokusere? Hvis det er flere i husstanden som har hjemmekontor er det selvsagt også viktig å ha regler for når det er greit å forstyrre hverandre.
10. Forventningsstyr responstiden din
Bruk statuser i chatteprogrammet til å forventningsstyre responstiden din. Sett for eksempel statusen din til 🥪 Ute til lunsj i chatteprogrammet når du spiser lunsj og bruk Ikke forstyrr-funksjoner for å vise at du har satt varslinger på vent en liten stund. Da vet de andre på teamet at du ikke er tilgjengelig, og de slipper å eventuelt irritere seg over at du ikke er på ballen når de spør deg om noe.
Det er individuelt fra person til person hvordan man arbeider best, både avhengig av personlighet og rolle. Det samme gjelder team. Avhengig av personsammensetning er det ulike råd som booster positiviteten og produktiviteten i teamet. Derfor bør hvert team ha et dokument med sine egne etablerte retningslinjer, samt noen gode tips som kan benyttes og justeres av den enkelte. La dette være et levende dokument slik at man enkelt kan forbedre rutiner fortløpende.